某高校のホームページです。

このページのサイドバーのコンテンツをクリックすると、驚くことにPDFにリンクしているものがありました。

この学校に限らず、学校のウェブサイトでは、PDFをよく見かけます。校内で配付している資料を手軽にPDFにできる環境が整ったのも、その要因でしょう。以前は、高価だったPDF作成ソフトも、非常に低価格になりました。簡単にPDFにできるので、業務軽減にもなります。

本来は、HTMLに変換しなければなりません。しかし、そのためには、見出しを設定したり、画像を変換したりと結構な手間です。上記のサイトは、もともとは該当のページにリンクしていたのでしょうが、手抜きでPDFにリンクしたのでしょう。

ただし、サイドバーは、サイト内のナビゲーションの役割があります。コンテンツだと思ってクリックすると、ダウンロードが始まってしまうというのは違和感があります。少なくとも、ダウンロードするためのページを用意すべきでしょう。

セルB2から下方向にデータが入力してあるとします。

セルD2には100、セルE2には95、
セルD3には94、セルE3には90,
セルD4には89、セルE4には85と
度数分布の範囲の一部を指定します。

セルD3からセルE4を選択し、
ドラッグすると範囲の一覧が完成します。

次にセルF2に
=COUNTIF($B:$B,">="&E2)-COUNTIF($B:$B,">"&D2)
と入力。

セルG2に
=REPT("*",F2)
を入力。

セルF2からセルG2を選択し、
ドラッグすると度数分布表と簡易グラフが完成。

1番から男子で、31番以降が女子となっている場合、

=COUNTIF(A1:A60,"<30")
=COUNTIF(A1:A60,">30")

という関数で男女別の人数集計をおこないます。空白セルはカウントされません。

学校ホームページに給食の写真を載せている学校が、結構あります。給食はほぼ毎日あり、しかもメニューが違うので、手軽にホームページの更新ができるという理由からでしょう。更新を担当している人には好都合です。

しかし、給食の写真を載せることに冷ややかな目で見る人もいます。「別に給食の写真を載せなくても…」「豪華さはないので、目を引かないのでは…」「そこまでして更新率を上げたいのか…」などなど。肯定的に思っている先生は多くないかもしれません。

毎日給食を食べている先生や生徒にとっては、大きな意味はないでしょう。でも、保護者からしてみると興味の対象になりえます。「今日は何を食べたのか」ということから、変わったメニューがあれば、家庭での話題になるかもしれません。

修学旅行などのビデオ撮影では、支払いの対象となったものは、必ずビデオに収めるというのは鉄則ともいえます。食事や宿泊施設の様子などはビデオ編集では外せません。きれいな景色と(自分の)子供の楽しんでいる姿に織り交ぜ、さりげなく取り込んでおきます。保護者はそのビデオを見て、高い費用も無意識に納得するのです(してもらう)。

同様に学校ホームページにおいても、給食は、授業風景と同様に保護者の知りたい重要なコンテンツとなるのではないかと思います。

不思議なことに、実際に期待するコンテンツについてアンケートを実施すると、給食の写真を載せている学校は、票が多く集まり、載せていない学校は、票がほとんど集まりません。表面的には期待しないコンテンツなのですが、実際に給食の写真を載せると、意外とニーズが高いということなのでしょう。

また、給食の食材は、その時期に安く手に入るものを仕入れるので、季節感もあるかもしれません。地域によって手に入るものも違うので、知らないうちに、当たり前のように食べているものが、その土地の文化をあらわしているかもしれません。現に同じ北海道でも離れた地域の学校の給食を見ると、うらやましく思えるようなメニューが登場したりします。意外と楽しめます。

一口に更新者の都合と言えないのが、給食の写真なのではないでしょうか。

職員室内のネットワークがあると、ファイル共有やプリンタ共有などができて、非常に便利になります。また、データをサーバーに保存することを基本とし、持ち出さないようにすれば、セキュリティ向上にもなります。

教室用ノートパソコンを接続できるようにすると、パソコンを持っていない人もネットワークに参加することが可能になり、成績処理の一括処理など飛躍的に業務の軽減化をはかれます。

サーバーとなるパソコンは、数年前の使わなくなった機種で十分です。ペンティアム200MHzなどのパソコンでも立派なサーバーに早変わりです。

職員室サーバーの構築

以前お伝えしたとおり、成績処理AYUMIのVer.4.5の公開を停止します。

バージョン5のほうは、年度が変わり、採用を検討している学校が何校かあるようです。教務の立場からすると、統一した処理方法と評定の透明性は、大きな魅力となっているようです。もちろん、安定した動作と簡単な操作性があってのことでしょう。

CGIの動作が許可されていない学校ホームページでは、ホームページビルダーなどが用意されていて、HTMLを構築していくことになると思います。ページを作るだけなら、ワープロ感覚で作成できますが、トップページからのリンクを作成したり、アップロードしたりするとなると、誰でもサイト更新が可能になるわけではなく、校内の情報担当者が全体を管理しなくてはなりません。細かい決まり事を共有しておかないと、複数人で運用するのは難しいのではないかと思います。

そのため、外部のブログシステムなどを利用する学校が多く存在しています。タイトルと記事の内容を打ち込むだけで更新できる手軽さは、ホームページビルダーでは実現できません。前後の記事へのリンクや、カテゴリ別や月別のアーカイブも自動作成してくれます。ページ更新をする人が何人いても、統一したページ構成でサイトを運用することができます。

さらに、ブログの投稿を簡単にするソフトも出回っています。ブログの更新で煩雑なのは、画像の挿入でしょう。ブログ用に写真を縮小し、アップロードしなければなりません。そのため、それらを自動化するソフトを使うと、ブログ更新はもっと楽になります。ただし、環境復元ソフトが導入されていると、インストールしても再起動後に消えてしまうので、事実上使うことができません。

考えてみると、学校ホームページのブログでは、ブログの特徴であるトラックバックが使われることはありません。コメントもそれほど必要とされていないことが多いです。簡単に記事を投稿し、サイト更新を楽にするためにブログを使うのが一番の目的ではないでしょうか。

そうなると、テンプレートが用意されていて、タイトルや記事の内容をHTMLに埋め込み、アップロードするだけのソフトがあれば十分かもしれません。とはいっても、都合よくそういうソフトが探し出せません。個人の日記をHTMLに変換するソフトは見つけたのですが、一日に複数の投稿に対応しないといけないので、少し用途が違います。

ここでは、そんなソフトの構想を考えてみたいと思います。なければ作ろうかという発想です。

まず、環境復元ソフトで消えないように、どこに置いても動作するようにします。具体的には、Windowsのシステムに関連ファイルをインストールしないことと設定などを実行ファイルと同じ場所に記憶することが必要です。

起動すれば、タイトルや記事の内容、それからカテゴリを入力できるようにします。ブログの編集画面と同じようなものです。ファイル名は連番にすることで不要とします。

写真は、ソフトの画面にドラッグすることで処理させます。写真のサイズも自動的に縮小させられると便利ですね。元の写真はそのままにして、アップロード用の写真は、ソフトの特定のフォルダにコピーしておきます。

あとは、ソフトが自動的にHTMLを吐き出し、前後の記事のリンクやアーカイブページを作成し、FTP経由でのアップロードをおこないます。

ただし、面倒なのは、テンプレートを作成することでしょうか。これは避けられません。タイトル等を埋め込む部分を記述したHTMLファイルを用意しておく必要があります。

評定処理の流れを根本から見直すことで、点検作業の軽減を目的としたバージョン5ですが、Ver.5.0.0.42では従来の小票形式をサポートすることにしました。

これにより、校内で統一した処理をおこないながら、従来形式の小票を提出することが可能になります。小票の点検終了後には、成績一覧表に貼り付けることもできます。あるいは、すでにVer.4.5を使用している場合は、変更なしに新しいバージョンへの移行が可能になります。さらにテストの観点別入力や選択教科の処理など、バージョン5で新しく対応した機能を使うことができます。

新しいバージョンの魅力の一つに、テストや平常の得点と割合を入力するだけで処理できる点があります。機械的なチェックは、ソフト側でおこないます。そのため、点検する教務も評定をおこなう教科担任にもメリットがあります。事務的なチェックがソフト側でおこなわれるので、評定の妥当性に集中できるわけです。

今後も事務的な作業を可能な限り軽減できる処理内容を模索していきたいと思います。そのためにソフト側で機械的に処理できるものは装備していきたいと思います。同時に、評定の妥当性など、人間にしかできないチェックをしやすい環境作りもソフト側でサポートできるようにしたいと考えています。

■タイトルや見出しをつける
タイトルは可能な限り短く、しかも内容がわかるものにします。タイトル、見出しともに16文字以内を目安にするといいでしょう。基本的に大見出し、中見出し、小見出しの3階層程度に留めておく方が文章としては読みやすいといわれています。

■段落の切れ目に空行を入れる
原稿用紙で段落を区切るときは、行を空けずに字下げをおこいます。電子文書の作成においては、段落は空行を入れることで表現します。字下げもおこないません。このほうが画面で見るときに見やすいのです。ただし、段落内で空白行を入れないでください。

■テキストのレイアウトをしない
文の途中に改行を入れないのも電子文書作成では必要なことです。スペースを使ってレイアウトをしないことも重要です。プロポーショナルフォントを使用すると字の幅が異なるので、編集時の状態で表示されることはほとんどありません。

■特殊な文字を使用しない
半角カタカナや外字、機種依存文字を使用しない。丸付きの数字やローマ数字も機種依存文字です。英数字や記号は半角にします。コンピュータの機種が変わっても、正常に表示されるようにするためですが、キーワード検索に対応させるためにも必要なことです。

■文字をきちんと使い分ける
漢数字の「一」、マイナス記号の「−」、のばす記号の「ー」は、違う文字です。

■文章の変更にはコメントをつける
電子文書は自由に追加や修正ができますが、変更した部分にはコメントをつけておくと便利です。コメントは「#」をつけるのが慣習であるようです。

■画像の形式を統一する
特殊な画像形式は将来的に読み込みができなくなる可能性があります。写真であればJPEG形式、イラストであればPNG形式がいいと思います。作成するために使用したファイルも残しておくと再編集するときに使えるかもしれません。

http://www.rsch.tuis.ac.jp/~mizutani/online/document/writing.html
http://melisande.cs.kyoto-wu.ac.jp/~eguchi/memo/writing.html

■システムの選定条件
◎『文書の構造化』を促すしくみがあること。
◎階層化が容易なこと(教務部→時間割係→テスト日程、などのツリー化)。
○表の作成が容易なこと(表にまとめるのは日本独特の文化)。
○簡単に文書作成ができること。
○文書作成者以外の編集ができないこと。または改ざんへの対策があること。
○検索が可能なこと。
○クライアント機のOSに左右されないこと。
○インストールが不要なこと。

→ワードやPDFのファイルで保存しておくことは、ペーパーレスや電子化の効率がよくありません。より簡単でありながら、閲覧しやすいものになるようにしなければなりません。

■コンテンツを蓄積することができるシステムのいろいろ
○ブログ…時系列に記事を並べるのには適していますが、階層化が難しい。
○グループウェア…海外のものを含めて、使いやすいシステムが見あたらなかった。
○CMS(コンテンツマネージメントシステム)…企業のサイト構築には便利ですが、会議の資料としての活用は考慮されていない。
◎Wiki(ウィキ)…簡単な記号を使って、文書の構造化が可能なシステム。階層化を含めて自由度が高い。

→ドキュメントを蓄積し、再利用するためのシステムとしては、Wikiが最有力候補。階層化だけでなく、時系列のインデックスも自動作成されます。

■Wikiのいろいろ
○日本で有名なのはPukiWikiと呼ばれるWikiで、国内では多く使われています。しかし、作成者の編集権限の設定が細かくできないのが不便な点です。
◎海外に目を向けるとドイツ生まれのDokuWikiというのがあります。コンテンツへのアクセスを自由にコントロールできたり、画像等のアップロードや貼り付けがやりやすいなどの利点があります。また、編集画面にはツールバーが用意されているので、Wiki初心者にもわかりやすいと思います。
○高機能なWikiとしては、MediaWikiが世界的に有名です。Wikipedia(ウィキペディア)で使われているシステムです。高度すぎるようです。

→Wikiにはさまざま種類があり、文法にも方言があります。一度導入すると変更は難しい状況です。今後もっと最適なWikiが登場するかもしれませんが、現時点ではDokuWikiが適していると判断しました。

■ワープロソフトとWikiとの違い
ワープロソフトは、印刷することが最終目的です。アウトラインプロセッサの機能もありますが、『文書の構造化』を意識した文書作成をしている人はあまりいないと思います。それよりも、フォントの種類やサイズ、段組みなどレイアウトに関することに時間をかけます。Wikiは、フォントの種類やサイズの指定がありません。見出しによって『文書の構造化』をおこない、内容も箇条書きが基本です。印刷するプリントとは違い、画面上で見やすい工夫がされています。

表の扱いも異なります。ワープロソフトの場合は、罫線の種類を使い分け、印刷されたときにきれいに見えるようにしますが、Wikiの場合は、幅も高さも自動で、画面上で見やすい状態になっているので、他の作業はありません。

ただし、不便な点もあります。平面図などを使って図示したい場合です。罫線の概念がないので、一太郎の罫線機能で体育館の平面図を描くなどのことができません。この場合は、一度画像ファイルにして、アップロードする必要があります。

■ワープロファイルからWikiへの移行する利点
ワープロファイルは、独自のファイル形式なので、互換性に問題があります。Officeがバージョンアップし、ファイル形式に変更があったことから、今後ファイル形式の混在によるトラブルが予想されます。ワードと一太郎の関係に、ワード同士の問題も起きてきます。マック版Officeのバージョンアップが絡むとエクセルの問題もでてきます。ワープロファイルは配布用とし、校内の文書はワープロファイルからの脱却をするにはちょうど良いタイミングかもしれません。

また、ワープロファイルは、ファイル間のキーワード検索に弱く、サーバー内から目的のファイルを探すのも一苦労です。個人のコンピュータでは、自分が使いやすく階層化しますが、共有サーバーはそういうわけにはいきません。その点は、Wikiは強力です。校務分掌を基本にインデックスを作成したり、実施する職員会議別にインデックスを作成することもできます。キーワード検索も当然でき、さまざまなアプローチが可能で、文書の再利用が容易になります。

■コンテンツの印刷
DokuWikiのコンテンツは、画面で見るときに見やすいように、また、操作しやすいように工夫されています。しかし、印刷する場合も、ひと工夫がされています。画面表示と印刷ではレイアウトを自動で変更するようになっています。印刷時にはページの必要な内容のみ印刷されるようになっていて、極力ムダを省くようになっています。このトリックは、スタイルシートによるものですが、ここでは説明を省きます。さらにスタイルシートを利用すると印刷時には自動的に明朝体に変更し、トナーの消費を抑えることも可能です。